הסחורה נמסרה ביום שלישי.
ביום חמישי הלקוח מתקשר ואומר שחסרו שני קרטונים, או שלא הגיע כלום.
מי צודק?
בלי מסמך חתום אין תשובה, יש רק מחלוקת. תעודת משלוח היא המסמך שסוגר את הוויכוח לפני שהוא מתחיל: מה יצא, כמה, לאן, ומי קיבל.
אנחנו נקסולוג.
כחלק משירותי הפצה לעסקים ולצרכנים שאנחנו נותנים ממחסן באלון תבור, התעודה היא חלק מהדרך שבה סחורה יוצאת מאיתנו אל הלקוחות שלכם.
בעמוד הזה נפרט מה כלול בשירות, איך התהליך מתנהל, למי הוא מתאים ולמי פחות, ומה קורה כשיש פער בין המסמך למציאות.
מה זה תעודת משלוח, ומה חייב להופיע בה
תעודת משלוח מלווה את הסחורה מהשולח אל המקבל ומפרטת מה נשלח.
היא לא חשבונית.
החשבונית עוסקת בכסף, והתעודה עוסקת בסחורה.
איך שני המסמכים משתלבים בהליך החיוב אצלכם, כדאי לתאם עם רואה החשבון.
בפועל, היא נותנת לכם שלושה דברים: הוכחה למה שיצא מהמחסן, הוכחה למה שהתקבל, ונקודת ייחוס אחת כשיש חריגה.
כשהמסמך מלא ונכון, בירור על "חסר משהו" הוא בדיקה קצרה.
כשהוא חסר או לא מדויק, זו התכתבות שנמשכת.
תעודה שאפשר להסתמך עליה כוללת לפחות:
- מספר ותאריך: כדי שאפשר יהיה לאתר את המשלוח בכל שלב.
- פרטי השולח והמקבל: שם העסק, איש קשר וכתובת מסירה מדויקת.
- פירוט הפריטים: מק"ט, תיאור וכמות לכל שורה, ולא רק "קרטונים שונים".
- מספר משטחים או אריזות: הנתון שהכי קל לבדוק בעת המסירה.
- אסמכתא להזמנה: מספר הזמנה או הזמנת רכש, כדי שהמקבל יוכל להצליב.
- הערות על מצב האריזה: מקום לרשום נזק או חריגה בזמן המסירה.
- שם וחתימה של המקבל: בלי זה המסמך מוכיח רק מה יצא, לא מה הגיע.
הפרטים משתנים לפי סוג הסחורה והלקוח.
מי שמספק לרשתות או למפעלים נתקל לא פעם בדרישה לפורמט מסוים.
אם יש לכם דרישה כזו, כדאי לספר לנו עליה כבר בהתחלה.
יש לכם סחורה שיוצאת כל שבוע וחשש מפערים בין מה שנשלח למה שהתקבל? צרו קשר ונבדוק איך נראה אצלכם תהליך תקין.
מה כלול בשירות
אנחנו לא "מדפיסים תעודה".
התעודה היא התוצאה של תהליך שלם, והשירות מתחיל הרבה לפניה:
- ליקוט לפי ההזמנה: ליקוט הזמנות בהיקפים של אלפי שורות ביום, כדי שמה שכתוב בתעודה הוא מה שבאמת בקרטון.
- התאמה לפני סגירה: הצלבה בין מה שנלקט לבין שורות ההזמנה לפני שהמשטח נסגר ונעטף.
- רישום אריזות ומשטחים: כמות המשטחים והאריזות בכל משלוח נרשמת במסמך.
- עבודות ערך מוסף: תיוג, אריזה ובניית קיטים לפני המשלוח, כך שהתעודה משקפת את המוצר הסופי. פרטים בעמוד עבודות ערך מוסף.
- העמסה מסודרת: עבודה מול 10 רציפי פריקה וטעינה, כך שהעמסה לא הופכת לצוואר בקבוק.
- הובלה והפצה: הובלת מטענים והפצה ללקוחות B2B ו-B2C בפריסה ארצית.
- מטענים גדולים: גם משלוח חבילות גדולות שלא מתאים לשליח רגיל.
- עדכון מלאי: מה שיצא יורד מהמלאי, וניהול המלאי בזמן אמת מאפשר לראות את המצב העדכני דרך פורטל הלקוחות, כולל מעקב אחר הזמנות.
זה בדיוק ההבדל בין חברת הפצה שמוסרת חבילה לבין שותף שאחראי על כל הדרך: המלאי, הליקוט וההפצה נמצאים במקום אחד, ולכן קל יותר לוודא שהמסמך מתאים למה שיצא.
רוצים לדעת איזה חלק מהרשימה רלוונטי לכם? השאירו פרטים ונחזור אליכם.
איך התהליך מתנהל, שלב אחר שלב
- שיחת אפיון. מי הלקוחות שלכם, מה סוג הסחורה, כמה משלוחים יוצאים, ואילו פרטים הם חייבים לראות בתעודה.
- קליטת הסחורה והמלאי. הסחורה נקלטת ומאוחסנת, ואחסנת משטחים או מדפים נקבעת לפי הצורך. יש לנו שטח אחסנה של 6,000 מ"ר מקורה, וקיבולת של עד 10,000 משטחים.
- קבלת הזמנה. ההזמנה מגיעה ממערכת שלכם, מחנות אונליין או מלקוח ישיר.
- ליקוט ובדיקה. הפריטים נלקטים ונבדקים מול ההזמנה.
- הפקת התעודה. המסמך נבנה לפי מה שנלקט בפועל, ולא לפי מה שתוכנן.
- העמסה והובלה. הסחורה עולה לרכב ויוצאת ליעד.
- מסירה וחתימה. המקבל בודק, רושם הערות אם יש, וחותם.
- סגירה. המלאי מתעדכן, וההזמנה נסגרת.
כמה זמן זה לוקח?
אין מספר אחד שנכון לכולם.
הזמן תלוי בהיקף ההזמנה, בסוג הסחורה, ביעד ובשאלה אם נדרשות עבודות ערך מוסף לפני היציאה.
בשיחת האפיון נגדיר מה קורה בכל שלב ונתאם ציפיות בהתאם למה שמתאים לעסק שלכם.
אחרי המסירה: מה קורה כשיש פער
הלקוח טוען שחסר פריט.
התהליך התקין הוא לפתוח את התעודה, להשוות לשורות ההזמנה ולבדוק מול נתוני הליקוט והמלאי.
אם התעודה נכונה והמקבל חתם, יש בידכם בסיס ברור לשיחה.
אם יש טעות, מזהים בדיוק באיזה שלב היא נוצרה.
בשני המקרים עובדים עם עובדות ולא עם זיכרון של מי שהיה שם.
למי זה מתאים, ולמי פחות
השירות מתאים לכם אם:
- אתם מוכרים לעסקים ונדרשת הוכחת מסירה חתומה לכל משלוח, למשל הפצה ללקוחות B2B לרשתות, חנויות או מפעלים.
- אתם מוכרים אונליין ושולחים הזמנות ללקוחות פרטיים, כלומר הפצה ללקוחות B2C, ורוצים שכל משלוח יהיה מתועד.
- אתם מנהלים מלאי גדול או מגוון ושולחים הרבה סוגי פריטים באותו משלוח.
- יש לכם חבילות ומטענים בגודל לא סטנדרטי, והשליחות הרגילה לא מתאימה.
- המחלוקות על חוסרים ונזקים כבר עולות לכם זמן וכסף.
השירות פחות מתאים אם:
- אתם שולחים כמה חבילות קטנות בחודש. אז שליח רגיל כנראה יספיק.
- אתם מחפשים ייעוץ חשבונאי או מיסויי לגבי המסמכים. את זה כדאי לברר מול רואה החשבון שלכם. אנחנו מטפלים בצד הלוגיסטי.
- אין לכם מלאי מסודר וברור. במקרה כזה נתחיל מהסדרת ניהול מלאי, ורק אחר כך נעסוק במסמכי המשלוח.
לא בטוחים לאיזו קבוצה אתם שייכים? ספרו לנו כמה משלוחים יוצאים אצלכם, ונגיד לכם בכנות אם אנחנו הכתובת.
למה נקסולוג
הפצת סחורה טובה נשענת על שלוש יכולות: מקום, תהליך ומידע.
הנה מה שיש לנו בכל אחת:
- מקום: 6,000 מ"ר מקורים מתוך 11,000 מ"ר סך הכול, קיבולת של עד 10,000 משטחים ו-10 רציפי פריקה וטעינה. המחסן נמצא בתמר 1, אזור התעשייה אלון תבור.
- תהליך: אחסנה, ליקוט והפצה במקום אחד, ללא העברת אחריות בין שלושה ספקים.
- מידע: ניהול מלאי בזמן אמת ופורטל לקוחות למעקב אחר מלאי והזמנות.
- חיבור לחנות: אם אתם מוכרים אונליין, יש אינטגרציה עם Shopify, WooCommerce ו-Magento. פרטים בעמוד אינטגרציה לפלטפורמות אי קומרס.
- כיסוי: שירות הפצה בפריסה ארצית.
החברה מנוהלת על ידי שני מנכ"לים לשעבר מחברות שטראוס וטיב טעם, אנשים שמכירים מבפנים מה עסק צריך משותף לשרשרת אספקה ולמשלוחים לעסקים.
יותר עלינו תמצאו בעמוד אודות נקסולוג.
מול האלטרנטיבות: מחסן שמשכיר רק מדפים לא מתעד את היציאה, שליח רגיל לא מנהל את המלאי, ומחסן פנימי תלוי באנשים שלכם.
אנחנו נותנים את כל הרצף, מהמדף ועד החתימה.
שאלות נפוצות על תעודת משלוח
האם תעודת משלוח היא חשבונית?
לא.
תעודת משלוח מתעדת את הסחורה: מה נשלח, כמה, לאן ולמי.
חשבונית מתעדת את החיוב.
איך המסמכים משתלבים בהליך החיוב אצלכם, כדאי לתאם עם רואה החשבון.
מה עושים כשהמקבל לא חתם על התעודה?
מתעדים את הסיבה בעת המסירה, למשל שאין מי שמוסמך לחתום או שיש הערה על מצב האריזה, ומטפלים בפער מול הלקוח לפי הנהלים שנקבעו מראש.
הדרך הטובה ביותר היא להגדיר מראש מי חותם ומה נחשב מסירה תקינה.
אפשר לעבוד עם פורמט תעודה שהלקוח שלי דורש?
בשיחת האפיון נבדוק אילו פרטים הלקוחות שלכם דורשים, למשל מק"ט, מספר הזמנת רכש או הערות מסירה, ונתאים את התהליך.
ספרו לנו על הדרישה כבר בפנייה הראשונה.
האם השירות מתאים לחנות אונליין?
כן.
אנחנו עובדים עם עסקי איקומרס, וקיימת אינטגרציה עם Shopify, WooCommerce ו-Magento.
הזמנות מהחנות מגיעות למחסן, נלקטות ויוצאות להפצה ללקוחות B2C.
האם אתם מפיצים בכל הארץ?
כן.
אנחנו נותנים שירות הפצה בפריסה ארצית, והמחסן שלנו נמצא באזור התעשייה אלון תבור.
רוצים שכל משלוח יצא עם מסמך שאפשר לסמוך עליו?
ספרו לנו מה אתם מוכרים, כמה משלוחים יוצאים אצלכם ולאיזה סוג לקוחות, B2B, B2C או שניהם.
נחזור אליכם עם תמונה ברורה של התהליך שמתאים לכם, ועם הצעה.
אפשר להתחיל בטופס בעמוד צרו קשר.
שאלות נפוצות
האם תעודת משלוח היא חשבונית?
לא. תעודת משלוח מתעדת את הסחורה: מה נשלח, כמה, לאן ולמי. חשבונית מתעדת את החיוב. איך המסמכים משתלבים בהליך החיוב אצלכם, כדאי לתאם עם רואה החשבון.
מה עושים כשהמקבל לא חתם על התעודה?
מתעדים את הסיבה בעת המסירה, למשל שאין מי שמוסמך לחתום או שיש הערה על מצב האריזה, ומטפלים בפער מול הלקוח לפי הנהלים שנקבעו מראש. הדרך הטובה ביותר היא להגדיר מראש מי חותם ומה נחשב מסירה תקינה.
אפשר לעבוד עם פורמט תעודה שהלקוח שלי דורש?
בשיחת האפיון נבדוק אילו פרטים הלקוחות שלכם דורשים, למשל מק"ט, מספר הזמנת רכש או הערות מסירה, ונתאים את התהליך. ספרו לנו על הדרישה כבר בפנייה הראשונה.
האם השירות מתאים לחנות אונליין?
כן. אנחנו עובדים עם עסקי איקומרס, וקיימת אינטגרציה עם Shopify, WooCommerce ו-Magento. הזמנות מהחנות מגיעות למחסן, נלקטות ויוצאות להפצה ללקוחות B2C.
האם אתם מפיצים בכל הארץ?
כן. אנחנו נותנים שירות הפצה בפריסה ארצית, והמחסן שלנו נמצא באזור התעשייה אלון תבור.
